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| Le Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville est pionnier dans l'e-transformation. |
Le président du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville, Phan Van Mai, a demandé que depuis août 2024, aucun document papier ne soit accepté (à l'exception de quatre types spécifiques de documents).
Grâce aux signatures numériques, les fonctionnaires de Hô Chi Minh-Ville peuvent résoudre rapidement leur travail sans avoir à se rendre au siège, ce qui permet d'économiser considérablement des coûts d'impression et de courrier.
En 2023, Hô Chi Minh-Ville a connu de nombreux progrès dans le domaine de la transformation numérique, étant notamment la seule localité du Vietnam à être récompensée par l'Organisation de l'industrie informatique d'Asie-Océanie (ASOCIO) dans la catégorie gouvernementale. Hô Chi Minh-Ville a reçu ce prix grâce à ses résultats exceptionnels dans la mise en œuvre de stratégies et solutions numériques visant à améliorer la qualité et la transparence de ses services publics.
Au niveau national, depuis 2020, l'indice de transformation numérique (DTI) de Hô Chi Minh-Ville a figuré continuellement dans le top 5.
En 2024, la transformation numérique demeure l'un des deux thèmes clés de l'année pour les autorités d'Hô Chi Minh-Ville.
Un "ultimatum" du président du Comité populaire reçu 5 sur 5
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| Hô Chi Minh-Ville s'efforce d'augmenter les liaisons avec ses localités par l'e-transformation. |
Après plus d'un mois après "l'ultimatum" relative à l’ e-transformation pour les unités, la situation d'envoi et de réception de documents électroniques s'est considérablement améliorée. Du 1er août au 10 septembre, le Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville a reçu 12.077 dossiers, dont 9.988 dossiers électroniques (soit 82,7%). Quant aux documents sortants, sur 5.110 documents émis, 4.494 ont été signés numériquement (soit 88%).
Assistant régulièrement le Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville et le Comité permanent du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville, le Bureau du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville est l'un des pionniers en matière de numérisation des archives et d’application des signatures numériques.
Dang Quôc Toàn, chef du bureau du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville, a déclaré que l'utilisation de documents électroniques apporte de nombreux avantages, tels que la réduction des coûts d'impression, des coûts postaux et du temps de travail du personnel.
Les documents sont traités immédiatement, avec des gains de temps et d'espace.
Du 1er janvier au 10 septembre, le Comité populaire a publié 9.507 documents, dont 65% signés numériquement, et le bureau du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville 16.064 documents, dont 88% numériques.
Lors du téléchargement de documents, le contrôle est pratique et il n'y a pas de risque de les perdre. Les documents d'édition et de complément ou les opinions directrices sont conservés comme base pour déterminer les responsabilités de chaque fonctionnaire, chef de bureau ainsi que du Comité permanent du Comité populaire.
"L'effet le plus évident est que les dirigeants assistent aux réunions en traitant toujours les documents numérisés", a déclaré M. Toàn.
En plus des documents électroniques, le Comité populaire se concentre également sur la construction d'une plate-forme de travail commune reliant le centre de Hô Chi Minh-Ville et les départements, les branches, les localités.
Selon Dang Quôc Toàn, le bureau du Comité populaire ne dispose actuellement pas de procédures administratives pour les personnes et les entreprises, mais conseille uniquement le Comité permanent du Comité populaire de Hô Chi Minh-Ville de fonctionner et de prendre des décisions sur les procédures sous son autorité.
Pour les procédures administratives internes, le bureau dispose actuellement de 136 procédures interconnectées provenant de départements et de branches soumises au Comité populaire. L'utilisation de documents électroniques et de signatures numériques dans le traitement des procédures administratives permet aux documents de circuler rapidement, augmentant ainsi la cadence de traitement.
Depuis 2024 également, le bureau pilote la collecte des avis des membres du Comité populaire via un logiciel. Lorsque les membres reçoivent une notification, ils la traitent immédiatement. Dang Quôc Toàn a déclaré que la collecte d'opinions via un logiciel n'était pas appliquée de manière rigide. Les questions populaires et standards seront prioritaires pour collecter les idées dans l'environnement électronique.
Par ailleurs, en mi-mars 2024, le bureau a lancé un logiciel de gestion des plaintes et dénonciations de la population. Grâce à cela, l'indice de réforme administrative dudit bureau a augmenté, se classant "excellent" en 2023.
Les fonctionnaires traitent les documents de manière proactive
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| La cérémonie d'inauguration de Centre d'exécution intelligente du 7e arrondissement. |
Au niveau local, Dô Khanh Ninh, chef adjoint du bureau du Comité populaire de l’arrondissement de Go Vâp, a déclaré que le district applique des signatures numériques et publie des documents électroniques dans tous les départements spécialisés et comités populaires de quartier.
Il a exprimé que dans le passé, les fonctionnaires utilisaient des ordinateurs comme outil de saisie majeur. Aujourd'hui, ils en utilisent encore pour éditer et traiter les documents avec la signature numérique, puis les transmettent aux supérieurs hiérarchiques.
"Le temps de transfert et de réception des documents est mesuré en secondes. Le temps nécessaire au tamponnage et à l'envoi des documents est réduit et la progression des documents est contrôlée", a ajouté M. Ninh. Les fonctionnaires qui n'ont pas terminé leur travail au bureau peuvent le poursuivre à domicile.
Le système assure également automatiquement le suivi, évitant ainsi les fraudes. Avec cette approche, les supérieurs hiérarchiques peuvent s'appuyer sur le temps de traitement des documents pour évaluer l'efficacité de leurs subordonnés.
M. Ninh a déclaré que le district de Go Vâp construisait actuellement une banque de données de partage, associée à l'intelligence artificielle. Au lieu que les fonctionnaires lisent les enregistrements, sélectionnent des données et les synthétisent pour les rapports, l'intelligence artificielle est utilisée pour synthétiser automatiquement chaque groupe de données, ce qui permet de gagner du temps en réalisant des rapports abrégés.
Toujours selon le chef adjoint du bureau du comité populaire du district de Go Vâp, la transformation numérique est un travail sans fin, mais avec l’assurance que demain sera meilleur qu'aujourd'hui.
Texte et photos : Quang Châu/CVN
