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| La gestion électronique des documents est un moteur essentiel pour le secteur archivistique. |
| Photo : CTV/CVN |
La Loi sur les archives de 2024 et ses documents d’orientation, entrées en vigueur le 1er juillet 2025, constituent un cadre juridique complet pour la gestion des documents électroniques. Ce cadre soutient la mise en œuvre des décisions stratégiques et innovantes du gouvernement central visant à restructurer le système d’administration locale à deux niveaux.
Selon Nguyên Thanh Binh, directeur adjoint du Département des archives et documents d’État du ministère de l’Intérieur, la gestion électronique des documents, telle que stipulée dans la nouvelle loi, est un moteur essentiel pour le secteur archivistique, car elle permet de construire une infrastructure d’archivage numérique normalisée au niveau international, d’appliquer les technologies modernes et de garantir la sécurité des données.
Ces objectifs s’inscrivent dans l’orientation définie dans la résolution N°57 du Politburo sur le développement révolutionnaire de la science, de la technologie, de l’innovation et de la transformation numérique nationale. Parmi les mesures concrètes allant dans ce sens figurent le développement de dépôts numériques, de bases de données d’archives et l’intégration aux plateformes numériques nationales, a-t-il déclaré.
Les documents électroniques contribuent à réduire les coûts, à réduire les besoins de stockage physique, à minimiser les formalités administratives, à renforcer la transparence, à améliorer les services publics et à favoriser une prise de décision rapide, a souligné Nguyên Thanh Binh.
Il a également souligné le rôle essentiel des archives historiques provinciales dans la gestion des données locales, en garantissant une infrastructure technique appropriée répondant aux exigences de développement. Un déploiement synchronisé des systèmes d’archivage numérique est essentiel à la réalisation des objectifs de la Résolution N°57.
Malgré la mise en place du cadre juridique, le responsable a constaté l’émergence de plusieurs défis lors de la mise en œuvre, notamment une infrastructure numérique sous-développée, des ressources humaines limitées, des menaces de cybersécurité et des difficultés de synchronisation des données et d’intégration des systèmes.
De nombreuses localités, notamment au niveau des communes, ne disposent pas des outils et infrastructures numériques nécessaires à la numérisation et à la gestion des documents. De plus, le nombre de personnels d’archivage formés reste insuffisant, notamment au niveau des communes, avec des lacunes notables en matière de compétences numériques et d’expertise professionnelle.
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L’absence de spécifications techniques standardisées pour les systèmes logiciels actuels pose des problèmes d’intégration supplémentaires, et les documents numérisés antérieurement ne sont souvent pas conformes aux nouvelles normes.
La transformation numérique dans le secteur des archives nécessite également des investissements importants, ce qui reste un défi pour les budgets locaux limités. Les risques liés aux violations de données et aux cyberattaques nécessitent l’adoption de solutions de sécurité avancées.
L’une des principales missions des ministères, agences et collectivités locales est aujourd’hui de mettre en œuvre les objectifs énoncés dans la Résolution N°57 en appliquant les avancées scientifiques et technologiques à la transformation numérique des documents et des archives. Ceci est essentiel à une gestion efficace, ainsi qu’à une utilisation et une valorisation efficaces des documents d’archives.
Le ministère de l’Intérieur a publié et demandé au Département des archives et des documents d’État de publier plusieurs documents d’orientation afin d’aider les ministères, agences et collectivités locales à améliorer la gestion des documents et des archives lors de la restructuration de l’appareil organisationnel du système politique.
Le département a également envoyé des groupes de travail pour soutenir directement les collectivités locales dans la gestion des documents et des archives tout au long du processus de réorganisation. Certaines collectivités ont proactivement publié des instructions, dispensé des formations, réalisé des inventaires, emballé des documents, transféré des documents et mis en œuvre des mesures de sécurité pour les documents d’archives, avant même les directives officielles du ministère.
VNA/CVN
